Der große Vorteil von VoIP-Telefonsystemen ist, dass kein fixes Telefonkabel erforderlich ist, sondern der Anruf über das Internet geführt wird. VoIP ist eine kostengünstige Möglichkeit, national und international zu telefonieren.
VoIP ist Sprach-Kommunikation in einem IP-Netzwerk, welche im LAN, WAN sowie im Internet möglich und mit dem Mobilfunk vergleichbar ist. Das Codec (für die Codierung bzw. Decodierung von Sprache zu digitalen Signalen zuständig) bietet Festnetz-Qualität und die Verbindung ist stabil und ohne Verluste.
Ein Problem ist das Echo, welches die Provider jedoch im Griff haben. Leider sind Zeitverzögerungen kaum vermeidbar und treten auch bei VoIP auf, wobei hier die Schnelligkeit der Weiterleitung vom Provider abhängig ist. Zu den Vorteilen von VoIP zählt die schlankere IT-Infrastruktur und eine Kostenersparnis gegenüber der analogen Telefonie (PSTN oder ISDN), sowie ein größerer Funktionsumfang und eine bessere Qualität.
Nachteile von VoIP sind, dass es bei VoIP möglicherweise Probleme bei der Verwendung von unterschiedlichen Herstellern gibt und es weniger Standards als bei der normalen Telefonie gibt. Telefonnetze sind stabil, ausgereift und benötigen wenig Komponenten, wohingegen VoIP mehr Komponenten benötigt.
Wenn man sich für VoIP entscheidet muss darauf geachtet werden, dass das Unternehmen eine ausreichende Bandbreite hat. Hierbei gilt die Faustregel, dass pro Richtung pro Gespräch 100kbit eingerechnet werden sollten.

Telefonanlagen mit VoIP:
Zur Umsetzung von Telefonanlagen mit VoIP nutzen wir als Softphone Zoiper, herkömmliche konventionelle Telefone von Yealink oder eine Smartphone App namens groundwire.
Zoiper:
Zoiper ist eine Software für Smartphone und PC, welche hohe Sprachqualität und einen großen Funktionsaufwand bietet.
Yealink:
Yealink ist ein Hersteller von IP-Telefonanlagen, welche mit dem PC verbunden werden können. Zudem sind auch Videanrufe möglich und man kann eine Verbindung zu MS Teams oder Skype for Business herstellen.
Groundwire:
Groundwire ist eine Smartphone App, welche ausgezeichnete Sprachqualiät und die Möglichkeit der Aktivierung von Push-Notifications bietet. Zudem bietet es verschlüsselte Kommunikation.